Socialnämnden

Socialnämnden är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter inom sin verksamhet. Vi vill att du ska känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter och försäkrar att behandlingen sker på ett säkert och lagligt sätt i enlighet med dataskyddsförordningen.

Dataskyddsförordningen är till för att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter. Dina personuppgifter får bara behandlas om det finns lagligt stöd för att göra det.

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas eller om du vill utöva dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen kan du kontakta den personuppgiftsansvarige via e-post: socialforvaltningen@hoganas.se.

En personuppgift – allt som kan identifiera dig
En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan identifiera en levande person, exempelvis namn, personnummer, foto eller rörliga bilder. Även andra typer av uppgifter som registreringsnummer på en bil eller en IP-adress kan vara personuppgifter om de kan knytas till en person.

Behandling av personuppgifter – allt vi kan göra med personuppgifter
Behandling av personuppgifter är all typ av hantering, till exempel samla in, lagra, bearbeta, läsa, kopiera, arkivera eller radera uppgifter.

Så får vi tillgång till personuppgifterna
I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska hantera ett ärende för dig. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som nämnden får på remiss eller att uppgifterna hämtas ur publika register, som folkbokföringsregistret exempelvis.

Socialnämndens personuppgiftsbehandlingar
Vilka personuppgifter vi behandlar beror specifikt på ändamålet och syftet med behandlingen. Varje behandling ska ha ett tydligt ändamål. Du kan alltid kontakta socialnämnden och få veta exakt vilka personuppgifter som behandlas om dig.

Socialnämnden behöver behandla och spara personuppgifter om dig för att kunna handlägga och administrera ärenden enligt gällande lagstiftning.

Enligt förordningen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (SoLPuLF) behandlas personuppgifter exempelvis för:

• Handläggning av ärenden om bistånd, stödinsatser, vård och behandling enligt socialtjänstlagen och lagen om vissa kommunala befogenheter.
• Åtgärder enligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och lagen om vård av missbrukare (LVM), samt insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS).
• Utredningar om faderskap, vårdnad, adoption och andra familjerättsliga ärenden enligt föräldrabalken.
• Tillsyn, uppföljning, utvärdering, kvalitetssäkring och administration av verksamheten.

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en laglig grund för behandlingen. De lagliga grunder som främst är aktuella för socialnämnden är rättslig förpliktelse, uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning. Vidare får vi behandla personuppgifter om du samtycker till det. Du har alltid rätt att ta tillbaka ditt samtycke.

Här är de lagliga grunder som socialnämnden oftast använder:

• Rättslig förpliktelse: Personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. En rättslig förpliktelse innebär att det finns lagar och regler som kräver att den personuppgiftsansvarige måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet. Den rättsliga förpliktelsen ska följa av EU-rätt eller svensk rätt, exempel socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen.

• Myndighetsutövning: Behandling av personuppgifter kan vidare ske som ett led i myndighetsutövning, exempel hantering av ansökan om ekonomiskt bistånd. Myndighetsutövningen måste vara fastställd i enlighet med EU-rätt eller svensk rätt.

• Uppgift av allmänt intresse: Behandling av personuppgifter är också tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgiften ska vara fastställd i EU-rätt eller svensk rätt, vilket innebär att den måste följa av det regelverk som gäller för nämndens verksamhet.

Medarbetare som arbetar hos socialnämnden tar del av dina personuppgifter för att kunna utföra sina arbetsuppgifter och handlägga ärenden.

Övriga myndigheter kan ta del av dina personuppgifter om det följer av lag, exempel Skatteverket.

Andra parter, så kallade personuppgiftsbiträden, som behandlar personuppgifter på uppdrag av nämnden kan få ta del av dina personuppgifter. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Personuppgifter som inte ingår i allmänna handlingar sparas så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

De personuppgifter som socialnämnden samlar in behandlas för olika ändamål och sparas under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och nämndens skyldigheter enligt lag. Som myndighet måste information hanteras enligt gällande reglering i arkivlagen (1990:782). Eftersom de flesta personuppgifterna som behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut i en dokumenthanteringsplan för att uppgifterna ska kunna gallras.

Socialnämnden tillämpar olika tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som regelbundet underhålls för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig, olaglig eller obehörig åtkomst, användning, avslöjande, ändring, förstörelse eller förlust av personuppgifter.

Personuppgifter ska hanteras och lagras inom EU/EES, om inte annat avtalas. Överföring till tredje land får bara ske om nämnden har godkänt det skriftligen i förväg och gett instruktioner till leverantören. Sådan överföring måste följa dataskyddslagstiftningen, kraven i avtal och instruktioner.

Om nämnden behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det. Detta kan till exempel ske om kommunen använder ett verksamhetssystem för att hantera ansökningar om bistånd som är driftat eller lagrar data i ett land utanför EU/EES.

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter på bland annat följande sätt:

Rätt till information – begäran om ett registerutdrag
Du kan begära att få ett besked om socialnämnden behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få ett registerutdrag över dessa tillsammans med viss närmare information.

Rätt till rättelse
Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändningar
När socialnämnden behandlar personuppgifter inom ramen för sin myndighetsutövning eller för att kunna utföra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen.

Rätt till begränsning
Du har i vissa fall, till exempel om du har begärt rättelse, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.

Rätt till radering - rätten att bli bortglömd
Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att socialnämnden ska kunna fullgöra sitt uppdrag enligt en rättslig förpliktelse, uppgift av allmänt intresse eller myndighethetsutövning har socialnämnden ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Om du vill utöva dina rättigheter kan du kontakta den personuppgiftsansvarige via e-post: socialforvaltningen@hoganas.se.

Om du vill begära ut ett registerutdrag kan du vända dig till socialnämndens e-tjänst för registerutdrag: https://minasidor.hoganas.se/oversikt/overview/658.

Vi besvarar din begäran inom en månad.

Dataskyddsombud

JP Infonet AB är dataskyddsombud för socialnämnden och arbetar med frågor som gäller socialnämndens efterlevnad av dataskyddsförordningen.

Du kan kontakta vårt dataskyddsombud om du har frågor som rör vår behandling av dina personuppgifter, via e-post: dso.hoganas@jpinfonet.se

Tillsynsmyndighet

Har du klagomål på socialnämndens behandling av personuppgifter kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är tillsynsmyndighet: www.imy.se